Green pass sul luogo di lavoro e risvolti in ambito Privacy nel settore privato

Green pass, le novità

Nell’ottica di incentivare la ripresa in sicurezza delle attività lavorative, il recente Decreto Legge 127/2021 ha stabilito l’obbligo di certificazione verde – Green Pass, per tutti i lavoratori pubblici e privati a partire dal 15 ottobre 2021.

In quest’articolo esamineremo i risvolti di questa norma nell’ambito Privacy per quanto concerne il settore privato, in attesa delle linee guida governative ad oggi non ancora predisposte. 

Al momento, è stata diffusa una bozza delle indicazioni predisposte per il pubblico impiego, da cui si potrebbero ricavare riferimenti di massima, fermo restando la non specificità per il settore privato e la dovuta cautela da adottare.

Allo stato attuale, quali implementazioni dovrebbe predisporre un’impresa per adempiere alle prescrizioni normative e, al contempo, tutelare la privacy dei propri dipendenti?

In primo luogo, è opportuno rendere un’Informativa ai dipendenti in merito al trattamento dei dati personali acquisiti nel corso delle verifiche. Tale informativa dovrà essere redatta in modo conforme al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e, per assicurarne la cognizione da parte dei lavoratori, si suggerisce di averne copia a disposizione presso le postazioni di controllo dei Green Pass.

La trasmissione dell’informativa potrà avvenire anche a mezzo mail, in modo da raggiungere agevolmente tutti i lavoratori.  Auspicabilmente, seppur non obbligatorio, l’impresa potrebbe anche comunicare l’entrata in vigore dell’obbligo con una circolare al personale, onde evitare intoppi a partire dalla fatidica data del 15 ottobre.

Dovrà poi essere aggiornato il Registro delle Attività di Trattamento del Titolare, in quanto la verifica della validità del Green Pass costituisce senza dubbio un trattamento di dati personali.

Per quanto attiene il processo di verifica, la norma prevede la possibilità, per il Datore di Lavoro, di delegare altri soggetti per l’effettuazione delle stesse. Tali soggetti, se presenti, dovranno essere espressamente nominati con apposito atto, similarmente a quanto avviene per le altre persone autorizzate alle ordinarie attività di trattamento dati previste nell’ambito delle mansioni attribuite. Nella nomina devono essere previste le istruzioni cui attenersi per la corretta effettuazione del trattamento dati, esposte in modo chiaro senza poter dare adito ad equivoci. I verificatori dovranno anche essere formati sulla procedura di controllo istituita dall’azienda per eseguire le verifiche nel pieno rispetto della riservatezza dei lavoratori.

Nel caso in cui il processo di verifica fosse affidato a una società terza, ad esempio già incaricata del controllo degli accessi, la stessa dovrà essere inquadrata come Responsabile del Trattamento, con apposita nomina ed istruzioni cui attenersi.

È opportuno rammentare che ad oggi l’unico strumento di verifica disponibile per il settore privato è la app “Verifica C-19”, sviluppata da SOGEI nel rispetto delle indicazioni del Garante Privacy.

Tale applicazione consente, mediante la lettura del codice QR presente su ogni Green Pass, una rapida verifica della validità dello stesso. Gli unici dati visionabili dal verificatore saranno dati comuni dell’intestatario della Certificazione Verde quali nome, cognome, data di nascita e indicazione della validità o meno del documento. 

Non è infatti previsto che si debbano conoscere le condizioni che hanno determinato l’emissione di un Green Pass valido, che può essere rilasciato indifferentemente sia a chi abbia completato il ciclo vaccinale previsto o a chi abbia effettuato un tampone antigenico (cd. “rapido”) o molecolare. La durata della validità della certificazione sarà rispettivamente 12 mesi dalla data della somministrazione della seconda dose, 72 ore (tampone molecolare) e 48 ore (tampone antigenico) dall’effettuazione dei tamponi.  Altresì, valido Green Pass viene rilasciato a chi è guarito dal virus Sars COV-2 nei 6 mesi precedenti.

In ogni caso, non è consentito acquisire alcun dato del lavoratore, né farsi trasmettere copia del Green Pass per verificarne la durata. Il controllo dovrà avvenire di persona all’accesso del luogo di lavoro da parte del lavoratore. È facoltà dell’azienda chiedere esibizione di documento d’identità al lavoratore in caso di manifeste incongruenze (es. nome difforme).

Si rammenta che per le verifiche non potranno essere utilizzati strumenti già in uso per altre ragioni, come ad esempio dei sistemi adottati per la registrazione degli ingressi o misurazione della temperatura, per l’evidente ragione di evitare che le informazioni vengano registrate.

Laddove il lavoratore fosse sprovvisto di un Green Pass valido, il Datore di Lavoro sarà tenuto a impedire l’accesso del dipendente al luogo di lavoro, pena una sanzione amministrativa compresa tra 400 e 1000 euro.

Il mancato possesso di un Green Pass valido comporterà per il lavoratore un’assenza ingiustificata e, dopo il quinto giorno di assenza, è prevista la sospensione della retribuzione. Tale condizione perdurerà fino alla presentazione del Green Pass valido e comunque non oltre il 31 dicembre, termine ultimo dello stato di emergenza.

Ovviamente, come già accaduto negli scorsi mesi, il termine potrebbe essere differito in base alla situazione contingente.

Per il lavoratore sorpreso senza Green Pass valido dopo l’accesso al luogo di lavoro, è prevista anche una sanzione amministrativa da 600 a 1500 euro, comminabile dal Prefetto cui il Datore di Lavoro dovrà comunicare la violazione.  

È ugualmente importante rammentare che non per tutti i lavoratori vige obbligo di Green Pass: la norma prevede infatti l’esclusione per i soggetti esenti dalla campagna vaccinale per età o per condizioni mediche che suggeriscono di evitare la vaccinazione. Per dimostrare l’esenzione, gli interessati sono tenuti ad esibire idonea certificazione medica redatta in base alla circolare del Ministero della Salute del 04/08/2021.

Anche in questo caso, i dati contenuti nelle certificazioni mediche non potranno essere registrati in alcun modo, dovendo limitarsi alla consultazione per consentire l’accesso al luogo di lavoro. Differentemente dal Green Pass, non esiste ancora versione digitale della certificazione, circostanza che potrebbe aumentare la difficoltà nelle verifiche e dare adito a possibili contraffazioni per evitare l’obbligo normativo.

Il Governo, anche spinto dall’appello delle aziende giustamente timorose di trovarsi in difficoltà a causa delle tempistiche dei controlli che potrebbero rallentare l’attività, nonché per il profilo attinente alla riservatezza dei dipendenti, ha incaricato SOGEI di sviluppare una piattaforma che possa consentire anche ai privati una verifica più rapida, similarmente a quanto sta avvenendo nel comparto Scuola e a quanto dovrebbe essere previsto per gli altri dipendenti della P.A. La soluzione tecnica è al vaglio del Garante Privacy che ha manifestato la propria disponibilità in tal senso, ma il confronto è ancora in corso.

Da questa breve disamina, è chiaro che gli adempimenti gravanti sui datori di lavoro per garantire la privacy degli interessati non sono di immediata implementazione e sarebbe opportuno rivolgersi a professionisti conoscitori della tematica, onde evitare problematiche e sanzioni.

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