Smart Working: vantaggi evidenti e svantaggi imprevisti

La pandemia in atto ha forzatamente portato aziende e lavoratori ad attivarsi per continuare le attività produttive facendo largo uso, ove possibile, dello Smart Working.

È facile immaginare alcuni vantaggi connessi al lavorare da casa: non è necessario uscire di casa, al mattino si scelgono i tempi in autonomia, non ci sono perdite di tempo e denaro legate alle necessità di spostamento per recarsi al lavoro, diminuisce il traffico e di conseguenza l’inquinamento delle nostre città e si lavora, in molti casi, con maggior concentrazione.

Questi sono innegabili vantaggi dello smart working, oltre alla flessibilità degli orari che permette a ciascuno di lavorare secondo i propri ritmi. Come spesso accade, però, anche nel “lavoro agile” esistono dei lati negativi.

La sicuramente vantaggiosa flessibilità nella gestione del tempo si trasforma rapidamente in una problematica insidiosa. Infatti, è esperienza comune che sia per la necessità di rispettare scadenze ed obiettivi, sia per l’interazione tra colleghi (anche loro con ampia flessibilità d’orario) si arriva ad una estrema estensione degli orari di lavoro fino ad includere tutte le ore di veglia.

Un’altra problematica che si pone è quella della corretta valutazione della quantità di lavoro da parte dei datori di lavoro e delle varie funzioni direttive delle aziende; il lavoro remoto tende, infatti, a diventare lavoro invisibile. Solo un’ampia competenza ed un’onesta valutazione delle attività da parte di chi gestisce uomini ed aziende permette di pesare correttamente il lavoro fatto ed i carichi di stress dei singoli lavoratori.

Di seguito qualche consiglio per limitare gli aspetti negativi ed esaltare quelli positivi.

1) Dare ordine alla giornata

Pur non essendo più sottoposti ai rigidi orari dell’organizzazione aziendale bisogna crearsi delle routine quotidiane. Queste sono fondamentali per permettere di organizzare il tempo al meglio e non essere schiacciati dallo stress.

È quindi utile stabilire un orario di inizio e fine lavoro, pianificando anche delle opportune pause. Nulla vieta di estendere l’orario di lavoro oltre quello usuale d’ufficio, di fatto rendendo produttive anche le ore che prima erano sprecate nel traffico.

Di contro, bisogna evitare che il lavoro monopolizzi la giornata, quindi si possono concedere al lavoro tempi estesi rispetto all’ordinario, ma è importante porre un limite a priori oltre il quale si deve considerare l’ufficio chiuso e permettere alla propria mente di rilassarsi senza sensi di colpa.

L’importante è darsi delle regole corrette e seguirle.

2) Dedicare tempo alla comunicazione con il team

Un altro problema di chi lavora da casa è che si ritrova solo, senza la possibilità fisica di interagire con i colleghi per scambiare idee e opinioni.

Per cui bisogna fare un corretto uso degli strumenti disponibili per contattare i colleghi, sottoporre le proprie idee a verifica ed interagire, sia al fine di produrre al meglio, sia per non perdere la coesione del gruppo che spesso diventa fonte di motivazione e miglior rendimento.

3) Darsi degli obiettivi ambiziosi ma realizzabili

Spesso quando si lavora in smart working si ha l’impressione che il lavoro potrebbe non finire mai. Si è a casa, senza colleghi o supervisori e non si sa mai quando arriva davvero il momento di smettere. Un consiglio utile è sicuramente quello di porsi degli obiettivi. Valutare il lavoro da fare, dare delle priorità e pianificare i tempi di realizzazione. Prevedere per ogni giornata anche del tempo da dedicare agli imprevisti che non mancano mai.

4) Interagire correttamente col supporto tecnico

È noto che non tutte le figure professionali sono egualmente avvezze all’uso della tecnologia e, se in un contesto aziendale è facile ottenere supporto immediato on-site, questo può diventare più difficile in caso di isolamento del lavoratore al proprio domicilio.

Pertanto, è importante rimanere in contatto con il supporto tecnico della propria azienda, anche per problematiche apparentemente futili ma comunque in grado di rallentare il lavoro.

È importante, inoltre, che la comunicazione sia più chiara e precisa possibile per consentire a chi deve aiutare (probabilmente in smart working anch’egli) di farlo con efficacia e rapidità. Sarà quindi utile annotare cosa comunicare in modo da dare tutti e soli gli elementi utili alla risoluzione del problema.

Pensando allo smart working non solo come ad una modalità di lavoro “emergenziale”, ma guardando ad una strategia più a lungo termine, è chiaro che l’organizzazione e la corretta autogestione giocherà un ruolo determinante sul livello di produttività raggiungibile.

Sergio Accardo, Responsabile IT FMPI